zásady zpracování osobních údajů

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

účinné od: 1.1.2026

Tyto zásady zpracování osobních údajů vysvětlují, jak zpracovávám osobní údaje klientů, zájemců o focení a návštěvníků webu Fotografka Evita - Eva Čepelková (www.fotografkaevita.cz).

Ochrana soukromí je pro mě důležitá. Při své práci zachycuji velmi osobní momenty — těhotenství, novorozená miminka, děti i rodiny — a proto s osobními údaji i fotografiemi nakládám s maximální opatrností.

1. Kdo zpracovává Vaše osobní údaje

Správcem osobních údajů je:

Eva Čepelková / Fotografka Evita

IČO: 21132828

Sídlo / fakturační adresa: Praha - Letňany, Nepomuckých 749/17, 19900

E-mail: fotografka.evita@gmail.com

Web: www.fotografkaevita.cz

V případě jakýchkoliv dotazů ke zpracování osobních údajů mě můžete kontaktovat e-mailem.

Nejsem povinna jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů.

2. Jaké osobní údaje zpracovávám

Zpracovávám pouze takové údaje, které potřebuji pro komunikaci s Vámi, rezervaci a realizaci focení, dodání fotografií, splnění zákonných povinností a případně pro zveřejnění fotografií, pokud mi k tomu udělíte souhlas.

Může se jednat zejména o tyto údaje:

• jméno a příjmení,
• e-mailová adresa,
• telefonní číslo,
• údaje uvedené v kontaktním formuláři nebo v e-mailové komunikaci,
• informace potřebné k domluvě focení, například typ focení, preferovaný termín, lokalita, termín porodu, věk dítěte/dětí, jména členů rodiny nebo další informace, které mi sami sdělíte,
• fakturační údaje, pokud jsou potřebné pro vystavení dokladu,
• informace o rezervaci, objednávce, platbě a průběhu spolupráce,
• fotografie pořízené v rámci focení,
• výběr fotografií v online galerii,
• souhlas nebo nesouhlas se zveřejněním fotografií,
• záznamy komunikace přes e-mail, kontaktní formulář, sociální sítě nebo jiné komunikační kanály.

U newborn, těhotenského a rodinného focení mohou být na fotografiích zachyceny také děti. Osobní údaje dětí zpracovávám pouze v rozsahu potřebném pro přípravu a realizaci focení, dodání fotografií a případně pro zveřejnění, pokud k tomu zákonný zástupce udělí souhlas.

3. Proč osobní údaje zpracovávám a na jakém právním základě

Osobní údaje zpracovávám pro tyto účely:

Vyřízení poptávky a komunikace před focením

Pokud mě kontaktujete přes formulář, e-mail, sociální sítě nebo jiným způsobem, zpracovávám Vaše údaje proto, abych Vám mohla odpovědět, domluvit s Vámi podrobnosti a případně připravit nabídku nebo rezervaci termínu. Právním základem je jednání o uzavření smlouvy nebo oprávněný zájem na vyřízení Vaší poptávky.

Rezervace a realizace focení

Vaše údaje zpracovávám za účelem rezervace termínu, přípravy focení, komunikace před focením, samotného focení, výběru fotografií, úprav fotografií a předání hotových fotografií. Právním základem je plnění smlouvy.

Online galerie a výběr fotografií

Pro předání náhledů a hotových fotografií používám systém Pixin Gallery. V Pixin Gallery vytvářím zejména dva typy galerií:

Náhledová galerie

Do náhledové galerie nahrávám neupravené náhledové fotografie z focení, aby si klient mohl vybrat fotografie k úpravě a zakoupení. V galerii může být uvedeno jméno, příjmení, e-mail klienta a fotografie z focení. Jakmile klient provede výběr a já dokončím úpravu fotografií, náhledové neupravené fotografie z náhledové galerie mažu.

Prezentační galerie

Do prezentační galerie nahrávám hotové, zakoupené a upravené fotografie. Tuto galerii předávám klientovi. Prezentační galerii uchovávám po dobu 1 roku od jejího odeslání klientovi, pokud není v individuálním případě dohodnuto jinak. Právním základem tohoto zpracování je plnění smlouvy.

Úprava fotografií

Fotografie upravuji v profesionálních programech pro zpracování a retuš fotografií, například Adobe Lightroom, Adobe Photoshop nebo Evoto editor. Pokud jsou fotografie zpracovávány pouze lokálně na mém zařízení, nejde o předání osobních údajů dalšímu příjemci. Pokud by při použití konkrétní funkce docházelo k nahrání fotografií do cloudové služby nebo na servery poskytovatele daného nástroje, může být tento poskytovatel zapojen do zpracování osobních údajů jako zpracovatel nebo samostatný správce podle svých podmínek. Právním základem je plnění smlouvy, protože úprava fotografií je součástí objednané fotografické služby.

Vystavení dokladů a účetnictví

Pokud dojde k objednávce fotografických služeb, zpracovávám údaje potřebné pro vystavení dokladu, vedení daňové evidence nebo účetnictví a splnění dalších zákonných povinností. Právním základem je splnění právní povinnosti.

Ochrana právních nároků

Některé údaje, zejména komunikaci, informace o objednávce, předání galerie, platbách a případných reklamacích, mohu uchovávat pro případ potřeby doložení průběhu spolupráce, řešení reklamace nebo ochrany mých právních nároků. Právním základem je oprávněný zájem.

Zveřejnění fotografií na webu, sociálních sítích a v portfoliu

Fotografie klientů nezveřejňuji bez jejich souhlasu. Souhlas se zveřejněním a sdílením fotografií mi klienti udělují v systému Pixin Gallery při výběru fotografií z náhledové galerie nebo prostřednictvím emailové komunikace nebo prostřednictvím komunikace na sociálních sítích. Klient má možnost zvolit, zda se zveřejněním souhlasí, nebo nesouhlasí.

Pokud souhlas udělen není, fotografie nepoužiji na webu, sociálních sítích, v portfoliu, reklamě ani jiné veřejné prezentaci.

Pokud je na fotografiích zachyceno dítě, souhlas se zveřejněním uděluje jeho zákonný zástupce.

Právním základem zveřejnění fotografií je souhlas. Souhlas je dobrovolný a můžete jej kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

4. Jak dlouho osobní údaje a fotografie uchovávám

Osobní údaje uchovávám pouze po dobu nezbytnou pro daný účel.

Poptávky z kontaktního formuláře

Pokud mi pošlete poptávku přes kontaktní formulář a k realizaci focení nedojde, uchovávám komunikaci a údaje z poptávky nejdéle po dobu 12 měsíců od poslední komunikace, pokud není potřeba delší uchování z důvodu ochrany právních nároků.

Údaje související s realizovaným focením

Údaje potřebné pro realizaci focení, komunikaci, předání fotografií a řešení případných dotazů nebo reklamací uchovávám po dobu nezbytnou k realizaci služby a následně po dobu potřebnou k ochraně právních nároků.

Náhledové galerie

Neupravené náhledové fotografie z náhledové galerie mažu v okamžiku, kdy je klientovi odeslána prezentační galerie s hotovými fotografiemi.

Prezentační galerie

Prezentační galerii s upravenými fotografiemi uchovávám po dobu 1 roku od jejího odeslání klientovi. Po uplynutí této doby galerii mažu.

Archivace fotografií

Po 1 roce od odeslání prezentační galerie mažu upravené i neupravené fotografie z běžného archivu, pokud k jejich dalšímu uchování nemám jiný právní důvod.

Výjimku tvoří fotografie, u kterých mi klient udělil souhlas se zveřejněním a sdílením. Tyto fotografie mohu uchovávat a používat po dobu trvání souhlasu, tedy do jeho odvolání.

Současně mohu uchovávat záznam o uděleném nebo neuděleném souhlasu, abych byla schopna doložit, zda a v jakém rozsahu byl souhlas udělen.

Fakturační a daňové údaje

Údaje uvedené na fakturách, daňových dokladech nebo v daňové evidenci uchovávám po dobu stanovenou právními předpisy.

5. Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny

Osobní údaje nepředávám třetím osobám k jejich vlastnímu marketingu. Pro zajištění svých služeb ale používám některé externí nástroje a dodavatele, kteří mohou mít k vybraným údajům přístup.

Jedná se zejména o:

• poskytovatele webové platformy Pixieset, přes kterou provozuji web a kontaktní formulář,
• systém Pixin Gallery, který používám pro náhledové a prezentační galerie,
• poskytovatele e-mailových služeb,
• poskytovatele fakturačního nebo účetního systému,
• účetní nebo daňové poradce, pokud je využívám,
• poskytovatele cloudového úložiště, pokud jej využívám pro zálohování nebo předání souborů,
• poskytovatele nástrojů pro úpravu fotografií, pokud při použití konkrétní funkce dochází k nahrání fotografií do jejich služeb,
• poskytovatele sociálních sítí, zejména Meta Platforms, pokud jsou fotografie nebo obsah zveřejněny na Instagramu nebo Facebooku na základě souhlasu klienta.

Služby některých poskytovatelů mohou být provozovány mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě dbám na to, aby předání osobních údajů probíhalo pouze za podmínek stanovených GDPR, například na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiných vhodných záruk.

6. Zveřejnění fotografií a souhlas klienta

Fotografie z focení mohu použít pro svou veřejnou prezentaci pouze tehdy, pokud mi k tomu klient udělí souhlas.

Zveřejnění se může týkat zejména:

• mého webu,
• online portfolia,
• Instagramu,
• dalších sociálních sítí,
• tištěných nebo online ukázek mé práce,
• reklamních nebo propagačních materiálů.

Souhlas se zveřejněním není podmínkou objednání focení. Pokud souhlas neudělíte, nemá to žádný vliv na průběh focení, cenu, rozsah služeb ani kvalitu úprav. Souhlas můžete kdykoliv odvolat e-mailem. Berete na vědomí, že u již zveřejněného obsahu na sociálních sítích nemohu vždy plně ovlivnit jeho předchozí sdílení, uložení, screenshoty nebo další šíření třetími osobami.

7. Zabezpečení osobních údajů

Osobní údaje a fotografie chráním před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím nebo neoprávněným zveřejněním.

Používám zejména:

• přístup do systémů chráněný heslem,
• omezený přístup k online galeriím,
• individuální odkazy ke galeriím,
• zabezpečené zařízení a účty,
• průběžné mazání fotografií podle uvedených lhůt,
• omezení přístupu k údajům pouze na osoby a služby, které je potřebují pro zajištění spolupráce.

Klientům doporučuji, aby odkazy na své galerie nesdíleli s osobami, kterým nechtějí fotografie zpřístupnit.

8. Cookies a provoz webu

Můj web může používat cookies a obdobné technologie, které jsou potřebné pro jeho správné fungování, měření návštěvnosti nebo zlepšování obsahu.

Pokud jsou na webu používány analytické nebo marketingové cookies, jsou zpracovávány v souladu s nastavením cookies lišty a platnými právními předpisy.

Některé technické údaje mohou být zpracovávány automaticky při návštěvě webu, například IP adresa, typ zařízení, typ prohlížeče nebo informace o používání webu. Tyto údaje slouží zejména k zajištění bezpečného a správného fungování webu.

9. Komunikace přes sociální sítě

Pokud mě kontaktujete přes Instagram, Facebook nebo jinou sociální síť, zpracovávám údaje, které mi v rámci komunikace sami poskytnete. Současně berete na vědomí, že provozovatelé sociálních sítí zpracovávají Vaše osobní údaje podle vlastních podmínek a zásad ochrany osobních údajů. Nad tímto zpracováním nemám plnou kontrolu.

10. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména tato práva:

• právo vědět, jaké osobní údaje o Vás zpracovávám,
• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu nepřesných nebo neaktuálních údajů,
• právo na výmaz osobních údajů, pokud pro jejich další zpracování neexistuje právní důvod,
• právo na omezení zpracování,
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• právo na přenositelnost údajů, pokud je to technicky možné a právně použitelné,
• právo kdykoliv odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu,
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Pokud chcete některé ze svých práv uplatnit, kontaktujte mě prosím e-mailem. Na Vaši žádost odpovím bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtě stanovené právními předpisy.

11. Povinnost poskytnout osobní údaje

Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné. Bez některých údajů, například jména, e-mailu, telefonu nebo informací potřebných k domluvě focení, ale není možné odpovědět na poptávku, rezervovat termín, připravit focení nebo dodat fotografie. Souhlas se zveřejněním fotografií je vždy dobrovolný a není podmínkou poskytnutí fotografické služby.

12. Automatizované rozhodování

Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás podobným způsobem významně dotýkalo.

13. Změny těchto zásad

Tyto zásady mohu v případě potřeby aktualizovat, například při změně používaných nástrojů, způsobu zpracování údajů nebo právních požadavků. Aktuální verze zásad je vždy dostupná na mém webu.